Artikel 1 – Inleiding
Stichting Tramhuis is gehuisvest in hartje Rotterdam. In en rondom het Tramhuis worden voor beveiligingsdoeleinden camerabeelden gemaakt om de veiligheid van bezoekers, medewerkers en eigendommen zo goed mogelijk te bewaken.

Artikel 2 – Doel
Dit protocol beschrijft de praktische uitvoering van het cameratoezicht bij het Tramhuis. Het geeft uitleg over de wijze waarop Tramhuis omgaat met de registratie, verzameling en opslag van een tot een persoon herleidbare datapersoonsgegevens uit opnames van de beveiligingscamera’s.

Hierbij wordt enerzijds rekening gehouden met de noodzaak van camera-opnames voor de bescherming van medewerkers en relaties tegen agressie, en voor een goede beveiliging van eigendommen, infrastructuur en bedrijfsprocessen tegen diefstal, fraude of andere vormen van onrechtmatige toegang. Anderzijds wordt de privacy van medewerkers en bezoekers gewaarborgd.

Artikel 3 – Doelgroep
Dit protocol is van toepassing op medewerkers, bezoekers en relaties die zich op de locatie van het Tramhuis bevinden.

Artikel 4 – Algemeen uitgangspunt
De opnames worden uitsluitend gebruikt voor de in dit protocol beschreven doeleinden, te weten toegangsbeleid, bescherming en beveiliging van medewerkers, derden en eigendommen. De beelden worden uitdrukkelijk niet gebruikt voor het volgen of controleren van medewerkers. Het opvragen van opgenomen beelden zal pas gebeuren wanneer er een incident heeft plaatsgevonden.

Artikel 5 – Taken en verantwoordelijkheden

• Het cameratoezicht geschiedt onder de verantwoordelijkheid van Stichting Tramhuis.
• Stichting Tramhuis draagt er zorg voor dat zorgvuldig en in overeenstemming met de geldende wettelijke bepalingen met het beeldmateriaal wordt omgegaan. Dit protocol vormt daarvan een uitwerking.
• Stichting Tramhuis stelt beeldmateriaal, indien nog niet gewist conform artikel 9, direct veilig wanneer zich een incident heeft voorgedaan en/of wanneer hiertoe een verzoek wordt gedaan door een betrokkene of een derde (waaronder politie of bezoekers).
• Het technisch beheer en onderhoud van het camerasysteem, evenals het opslaan van beeldmateriaal, geschiedt door Stichting Tramhuis on premise.
• De camerabeelden mogen uitsluitend worden bekeken door daartoe bevoegde medewerkers, te weten de directie van Stichting Tramhuis en de gebouwbeheerder. De directie kan deze bevoegdheid delegeren aan medewerkers dagelijks beheer, ICT, privacy of HR. Zij zijn bevoegd de geschiktheid van de beelden te beoordelen in het kader van het ter inzage stellen aan betrokkenen dan wel het ter beschikking stellen aan derden als bedoeld in artikel 7 en 8.
• Bevoegde medewerkers hebben een integriteits- en geheimhoudingsverklaring getekend. Deze verklaring is opgenomen in het personeelsdossier.

Artikel 6 – Privacy van medewerkers en derden
Het cameratoezicht is verenigbaar met het doel van beveiliging en toezicht. Het beeldmateriaal wordt uitsluitend gebruikt voor de doelstellingen zoals beschreven in artikel 2.

Artikel 7 – Inzage in opgenomen beeldmateriaal
Gelet op de bescherming van de privacy gelden de volgende restricties voor het inzagerecht:

• Betrokkenen kunnen beeldmateriaal opvragen bij Stichting Tramhuis.
• In beginsel heeft iemand uitsluitend recht op inzage van beelden waarop diegene zelf te zien is.
• Bij een aanvraag tot inzage dient de betrokkene het tijdstip en de tijdsduur van de gewenste beelden aan te geven (bijvoorbeeld tussen 21.00 uur en 21.15 uur).
• Inzage in het beeldmateriaal vindt plaats op een door het Tramhuis te bepalen locatie, onder aanwezigheid van een bevoegde medewerker. De betrokkene dient zich ter vaststelling van de identiteit in persoon te melden bij het Tramhuis en een geldig legitimatiebewijs te tonen.

Artikel 8 – Verstrekken van beeldmateriaal aan derden

• Beeldmateriaal wordt uitsluitend aan derden verstrekt indien dit verenigbaar is met het doel van het verzamelen van de beeldopnames.
• Beeldmateriaal wordt aan de politie verstrekt indien hierom uitdrukkelijk door de politie wordt verzocht onder verwijzing naar de wettelijke regeling die hieraan ten grondslag ligt (schriftelijke vordering, dan wel indien dit noodzakelijk is voor hun publiekrechtelijke taakuitvoering).
• De bevoegde medewerker op grond van artikel 5 vraagt aan de privacy officer om de legitimiteit van een verzoek tot verstrekking schriftelijk te beoordelen. Dit geschiedt met inachtneming van de bepalingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Artikel 9 – Bewaartermijn en systeembeheer

• Het cameratoezicht vindt plaats door middel van een gesloten systeem. Beeldmateriaal wordt on premise opgeslagen.
• De beelden worden na veertien (14) dagen automatisch gewist. Deze termijn is adequaat om bij eventuele incidenten beeldmateriaal te kunnen terugzoeken.
• Indien op camerabeelden een incident is geregistreerd, wordt de betreffende opname bewaard totdat het incident is afgehandeld. Bevoegde functionarissen kunnen in dat geval uit hoofde van hun bevoegdheid de beelden inzien.

Artikel 10 – Klachten
Indien een betrokkene een klacht heeft over het cameratoezicht of de afhandeling van verzoeken om inzage, kan hij of zij een klacht indienen via info@tramhuis.nl, die de klacht in behandeling zal nemen.